Der erprobte Ablaufplan für Veranstaltungsleiter von den ersten Planungswochen bis zum Abschluss-Audit nach dem Kongress.
Ihr Ablaufplan rund um die Veranstaltung (7 Phasen)
| Zeitpunkt | Was zu tun ist & Wichtigste Meilensteine |
|---|---|
| Zu Beginn der Planung | Orte, Kategorien und Rollen anlegen. Hauptveranstaltung erstellen. Globale Farben, Bezeichnungen und Ansichten in den Einstellungen einmal festlegen. |
| Während das Programm wächst | Programmpunkte eintragen oder per CSV importieren. Regelmäßig das Dashboard prüfen und alle roten Fehlermeldungen abarbeiten. |
| Vier Wochen vorher | Bilder und Auszugstexte vervollständigen (gelbe Warnungen im Dashboard). Zeitplan-Seite und Ticker-Seite im Webauftritt veröffentlichen. |
| Eine Woche vorher | Tages-Öffnungszeiten an der Hauptveranstaltung eintragen. Anzeigegeräte vor Ort aufbauen und Anzeigen einmal komplett durchtesten. |
| Am Tag davor | Aktualisierungsrate in den Einstellungen auf 10–15 Minuten stellen. Eine CSV-Vollsicherung ziehen. Alle Bildschirme in den Vollbildmodus schalten. |
| Während der Veranstaltung | Änderungen, Raumwechsel und Absagen ausschließlich über den Event Master Editor pflegen – sie erscheinen automatisch sofort überall! |
| Nach der Veranstaltung | Favoriten-Auswertung im Dashboard ansehen und exportieren. Programm als CSV-Datei sichern – sie dient als perfekte Vorlage für das Folgejahr. |
Spickzettel: Die sieben Bausteine des Systems
| Baustein / Shortcode | Wofür & Einsatzort | Nützlichste Zusätze |
|---|---|---|
[event_calendar] |
Haupt-Programmübersicht mit Suche, Tagesauswahl, Filtern und Detailansichten | parent_id, view, slim, venue, category, per_page |
[event_timetable] |
Interaktives Zeitraster mit Räumen, Zeitleiste und "Jetzt"-Linie | parent_id, date, hide_empty_venues, hide_image |
[event_card id="123"] |
Ein einzelner Programmpunkt als ansprechende Highlight-Karte | hide_title, hide_ticket, hide_fav, compact_buttons |
[event_live_ticker] |
Was läuft gerade, was kommt als Nächstes – für Website & TV | parent_id, venue, count, fullscreen_button, preload_images |
[event_speakers] |
Sprecher-Verzeichnis mit Biografien und zugeordneten Auftritten | parent_id, role, layout, columns, orderby, limit |
[event_monitor] |
Digitales Saaltürschild & Split-Screen aus dem Add-on Raummonitor | venue, count, show_upcoming_roll, roll_interval |
[event_monitor_hub] |
Kiosk-Startseite für Stelen & Displays aus dem Add-on Raummonitor | (Konfiguration erfolgt in den Einstellungen) |
Tipp: Shortcode-Generator nutzen
Sie müssen sich keine Parameter merken: Der integrierte Shortcode-Generator unter Veranstaltungen → Einstellungen baut jeden Baustein per Klick zusammen und liefert ihn kopierfertig aus.